社会人が備えるべき、電子メールの作成と送信のマナー
メールは便利なもので、ビジネスツールとしてはもはや必須の存在である。もはや電子メール無しでは業務が行えないほど職場に浸透しているだろう。
だが世の中には、電子メールにおけるマナーやリテラシーが欠如した方が存在し、当事者だけではなく所属する部署や企業までをも巻き込むような、多大な被害を生じさせるような連中も居る。
最近、電子メールのやりとりにて色々と難儀な目に遭いまして、困り果てており。
いい機会なので、皆さん一緒に見直してみませんか。
基本的な電子メールでのマナー
あえて書くほどの事でも無いんですが、気になる点を幾つか指摘する。
html形式でのメールは、避けるべき
htmlメールはカラフルな文字や画像などを含められ、見栄えがすると思われがちだが、大多数の場合は相手にネガティブな感情を抱かせる。
html形式の電子メールをテキスト化して閲覧するユーザーも多い。またはAL-Mail32のようなメーラー受信者も居る。WebバグやWebビーコンによるトラッキング行為、または危険なスクリプトの実行を避ける目的でテキスト化しているユーザーは、かなり多い。
テキスト化されて閲覧された際に、本文の内容が判別できなかったりつじつまが合わなくなるような電子メールは、また心理的な負担をかけるような（これをhtml化して閲覧しても安心なのかと）電子メールは、送信すべきではない。
送信者名は、英語表記ではなく日本語が望ましい
ネット上ではハンドルとしてLucaを名乗っておりますので、送信者フィールドは英語表記となりますが。
日頃は日本語表記で本名とか部署名でメールを送信しております。
たまーにですが、企業の名称とか担当者名を英語のアルファベット表記にして送信する方がおりますね、ビジネスシーンにて。
スパムメールと間違って削除する可能性が高いので、止めてもらいたく。
ビジネスシーンでの電子メールと、個人の私信との違い
これらは全く異なるものであり、混同してはならないとの点だ。
いくらやり取りを重ねたとしても、仕事上での付き合いで知り合い付き合いが深くなった方に、仕事の要件でふざけた内容を送信してはならない。
顔文字や、「ヨロシク！」などの馴れ馴れしいありえない内容
ネットで知り合った方との私的なやりとりならともかく。
ビジネスシーンで顔文字メールを送りつけるような方は,おかしいのでは。
資料請求の返信にこんな返信が着たらば、まともな社員研修も行っていない企業と判断し、自分ならば稟議を止めるし、そんな企業の製品は購入しない。
個人的なサイトやブログに、ビジネスの相手を無理矢理閲覧させる行為
以前某社の担当者に連絡したらば、返信の最後にて個人サイトを閲覧して感想を書くようにと促された。
その他諸々、いきなり極めて個人的な内容を含めて連絡されまして、驚きましたよ。
呆れ果てました。
公私混同とかそういう次元ではなく、薄気味悪いってば。
メールの転載について
自分はこれまで、私信としてどなたかより送信された内容を、許諾を得ずに転載したりまた他の方に転送した経験は一度も無い。
ではビジネスシーンではどうだろうか。
うちには毎回悩ましい問題を持ち込んでくれる方が居て、その方に取引先の担当者が連絡したらしいんだけど、一切の報告が無く。
モメているらしいので、相手の担当者とどんなやりとりをしているのかを問うたんですよ。そうしたらばですね。
「電子メールの内容を、他人に漏らすのはマナー違反です！」と怒られました。
。。。。。。えーっと。
公の内容や企業の経済活動に伴う連絡は、個人の私信ではないし、送信者は相手の担当者を通じて企業そのものに対してある内容を伝える目的なのである。
クレーム処理や面倒な事態をですね、上司や監督者に一切報告しないのは、どんな事なのかわかっているんだろうか。
ありていに書いてしまえば、これって単なる「不祥事の隠蔽工作」と判断されても仕方ないだろうに。
相手によりけりで、判断が難しい事例
電話、FAX、電子メールの並列的利用
自分ならば、重要な件ならば電子メール送信後に電話で連絡を入れる。
万が一、スパムフィルタに引っかかって相手に伝わらなかったりしたらば困るからだ。
さて、相手より連絡を受けたらばどんな手段で返信すべきなんだろうか。
自分は電話ならば極力電話かFAXで、FAXならばFAX、電子メールならば電子メールで返信するようにしている。
某官公庁の方が毎回毎回、こちらがFAXや電子メールにて連絡しても、電話にて返信してくるんですが。
しかもありえないような時間帯にだよ。
困っちゃいまして。
「連絡をスムーズに行いたいため、FAXか電子メールにて返信いただけないでしょうか」と伝えたんですよ。そうしたらばですね。
「電子メールもFAXも使えませんので」と、堂々とのたまいました。なら常識的な時間に電話しなされと。
すまん、一言暴言を吐かせて下さいな。
君の個人的なスキルなんて、知ったこっちゃありませんよ
大体、常識的に考えれば、職場で補佐するような方に依頼すれば良いだけではないかと。
担当者が離席していても伝わる手段、それがFAXや電子メールなのだよ。
もちろん、年配の方がFAXや電子メールは相手に失礼だと考える傾向が高いのは存じてはおりますが。
非常識な時間帯に電話をかけてきて、「あいつはいつも居ない！連絡が取れない！」とお怒りになられても、大変迷惑なんですが。
カーボンコピー（CC）での転載
年配の方がよくやる、微妙な行為なんですが。
こちらが送信した内容に反応したメールを、社内や社外のどこかに連絡するとするね。
この時、カーボンコピーでLucaさんと転送先にそれぞれ送信する方が居る。
あるメーカーの営業さんに、製品についての注文を送信して。それを技術スタッフに転送する際にLucaさんとのカーボンコピーにするならば、まだいいよ。
転送者は「自分はこうやって頑張ってますよぉー！ちゃんと対応していますよぉー！」と主張するためなんだろう。
だけどさ。
「営業の何とかさん、あまりにも態度が悪いのでは。女子社員の携帯メアドをキャァキャァ騒いで無理に聞き出そうとして、皆大変迷惑しております」との連絡を、Lucaさんと当該者のカーボンコピーにして注意メールを送るのは、どうなのよと。
またビジネスシーンではなく自分のネット活動にても、以前大変迷惑な事をやられた経験があります。
とある著名なスパイウェア対策サイト運営者は、何を考えているのか知りませんが。サイトのアドバイザリとして個別の利用者についての問題に関して連絡した内容を、毎回当事者とLucaさんのカーボンコピーで送信。
止めるように抗議しましたが、幾度もその後繰り返され。かなり迷惑しました。
メールアドレスを第三者に教える行為
解釈がビジネスシーンとプライベートで大きく分かれる話ですが。
Lucaさんが誰かの連絡先を知る必要が生じて、誰かに聞いたとするね。
もしもプライベートな場ならば、相手に連絡して連絡先を教えて良いものかどうか聞いた上で、Lucaさんに教える。こんなプロセスが正常だと思う。
だがビジネスシーンでは、違う。
誰かへの連絡先は、部署内・社内での共有財産である。
どうしょうも無い、下らない話を一つ。
ある用務にて緊急に数十人に連絡しなければならなくなりまして。
だけども数人は勤務先の住所と電話番号しかわからないと。
同僚に聞いたんですよ。メアドを。そうしたらばですね。
「メールアドレスを勝手に他人に教えられません！」と断られたのだ。
Lucaさん：「当然仕事絡みの内容を送るのであり、相手の連絡先を、なのだが？」
同僚：「メールアドレスは勝手に他人に教えてはいけないのが常識です！わかってないんですか！」
。。。。。。。。。。はぁ？
Lucaさんは「コンパに誘いたいから、個人の携帯のメアドを教えろ」と求めているのではない。
企業活動の業務の一環として、相手の連絡先を教えてくれと頼んでいるんだ。
2-3分間ほど言い争いして。同僚はLucaさんに担当者らのメアドを伝えるに同意。
日頃この方は、ズレてて。毎回毎回下らない人的トラブルを起こして職場一同皆さん迷惑してるんですが。
捨て台詞に十分な対応をとらなかったのは、自分の失態でした。
同僚：「Lucaさんにメールアドレスを教えると、相手に伝えます。これがマナーですから！」
Luca：「えぇ？何で？」
それからすぐ。知人より直電がありました。電話番号は互いに知ってたものの、メアドが分からなかった方なんですが。
知人：「言いづらいんだけどさ、あのな。」
Luca：「何かあった？」
知人：「お前の同僚から、エキセントリックなキモイ内容のメールが来て、驚いてるんだ。そっちで揉め事でもあったのか。ヤバイだろう、これって。」
以下に内容を転載する。あまりにも問題があり日本語として成立していない文面なので、修正しております。
（自分の倫理観として私信は晒さないつもりですが、堂々と公の場にてやってくれましたので、転載に躊躇する必要はありません）
何々様
当社のLucaさんより、あなたのメアドを教えるように要求され、報告してしまいました。
（電波な文章を中略）
マナーに反した行為を申し訳なく思います。
事情が知らない人が読めば、「Lucaさんは危険な人物で、あなたのメールアドレスを教えたくなかった、ですが強要されて仕方なく教えてしまった、すいません」としか読めないよね。
凄いよ。お前は何っちゅう事をしてくれたんだと。
この方は毎回下らない問題を起こしてくれて、あっちこっちに頭を下げて火を消して。これまでどれだけ一同迷惑を蒙ったのかと。
自分に人事権があれば、一発でクビにするだろう。
と言うか。
この落とし前は、どうやってつけてくれるんですか？
数十人宛てにいきなり、Lucaさんの信用を全面的に毀損するような内容の誹謗中傷メールを送信してくれて、どう責任を取ってくれるんですかと。
